10 Puntos Clave para el Éxito de la Dirección de Proyectos

Cuando nos enfrentamos a la responsabilidad de dirigir un proyecto asalta nuestra mente la idea de un proyecto retador y enfocamos nuestros esfuerzos al despliegue de herramientas y técnicas para el éxito del mismo, sin embargo, en cualquier escenario, los líderes de proyecto requieren aplicar además de sus habilidades y técnicas, la experiencia y conocimientos en base a las buenas prácticas adquiridas, pero ¿Cuáles son los elementos que debemos considerar cuando lideramos proyectos?

Quienes dirigen proyectos de gran tamaño saben muy bien la necesidad de planificación necesaria y los esfuerzos por prevenir riesgos, estimar los recursos, definir el alcance, pero aquellos directores de proyecto que gestionan los proyectos no tan grandes, además tienen que lidiar con aspectos tales como el tipo de organización, el compromiso de la alta dirección, la disponibilidad de recursos, las demoras en la generación de entregables, la gestión de los cambios y otros tantos más que por la dimensión del proyecto son identificados como variables implícitas de la gestión del proyecto.

A continuación detallamos 10 puntos que deben ser identificados para el éxito de la dirección de proyectos:

1.    Identificación de la organización. En la mayoría de casos vamos a encontrar organizaciones que se componen de una mixtura entre organizaciones matriciales, proyectizadas y funcionales. Es crítico identificar que combinación de estas características impera en la organización ejecutante a fin de determinar el nivel de autoridad del líder del proyecto.

2.    Delimitación de los alcances e Identificación de los requerimientos del proyecto. Además de empoderar al director del proyecto, el acta debe definir claramente el alcance a nivel macro o general del proyecto así como las expectativas de los stakeholders identificados antes del inicio del proyecto (sponsor, potenciales clientes y usuarios). Este aspecto del proyecto es crítico ya que mientras más stakeholders críticos y relevantes identifiquemos los requerimientos crecerán en la misma magnitud.

3.    Planificación del proyecto. Debemos identificar, establecer y documentar las actividades, recursos y calendario/plazos para que un proyecto pueda producir un producto y/o un servicio que cumpla con sus requisitos. Esto incluye analizar las necesidades de los stakeholders, definir el alcance, la estrategia de desarrollo y la solución técnica, elegir el modelo de ciclo de vida del proyecto, hacer estimaciones de esfuerzos, recursos y costes, establecer las actividades técnicas y de gestión, calendario, presupuesto y equipo del proyecto, identificar y analizar los riesgos del proyecto, documentar el Plan de Proyecto y finalmente obtener el compromiso con el Plan de Proyecto

4.    Gestión de los Cambios. Es necesario contar con un procedimiento de gestión de cambios que permita que los proyectos grandes y pequeños puedan controlar y hacer seguimiento a los requerimientos adicionales así como a os posibles virajes en la gestión de proyecto. Contar con un sistema de Gestión de Cambios representa una herramienta clave en este aspecto. Los cambios de requisitos que llegan al proyecto, cuando tienen una entidad suficiente según criterios definidos con anterioridad, tienen que haber sido previamente aprobados por un grupo formado por los representantes del solicitante (cliente) y del proyecto (proveedor).

5.    Gestión de Recursos Humanos. Tiene base en la información disponible respecto a los roles y responsabilidades en el proyecto ya que constituyen la esencia misma de la productividad. Debemos centrarnos en los siguientes objetivos para alcanzar una gestión de recursos humanos eficiente: Compensación equitativa, ubicación del equipo en los roles adecuados, determinación de niveles de desempeño, creación de canales de capacitación, identificación de candidatos adecuados a las vacantes, planeación de las necesidades de capacitación, propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral, un manejo proactivo y eficiente de los conflictos, evaluar la manera en que los cambios en el entorno afectan el desempeño de los empleados y conocer las necesidades reales de recursos humanos del proyecto.

6.    Identificación de riesgos e imprevistos. En todo proyecto debemos identificar a tiempo los riesgos, la probabilidad de ocurrencia de los mismos, el análisis del impacto y finalmente la respuesta que debemos proporcionar para mitigar el riesgo o aplicar un plan de contingencia para luego diseñar el esquema de control de los mismos.

7.    Definir procedimientos de comunicación efectivos. Cuando se establecen claramente los procesos y procedimientos de comunicación, el desarrollo de los proyectos fluye con más celeridad en especial cuando los proyectos son de gran envergadura.

8.    Seguimiento y control del proyecto. El objetivo de este punto es proporcionar visibilidad sobre el progreso del proyecto de acuerdo a lo planificado de tal forma que, si se detectan desviaciones significativas respecto al plan, se tomen acciones correctoras para solventarlas. El progreso del proyecto se controla estableciendo comparaciones entre el plan vigente del proyecto y lo que realmente está ocurriendo. Una desviación significativa es aquella que puede suponer que el proyecto no está cumpliendo con los objetivos inicialmente planificados, por lo que puede ocurrir que no se llegue con éxito al final del mismo.

9.    Gestión de acuerdos con proveedores. El objetivo a alcanzar, a través del Proceso de Gestión de Acuerdos con Proveedores, es seleccionar los proveedores y gestionarlos con eficacia para que nos desarrollen el producto que necesitamos en nuestro proyecto, o adquirirle un producto ya desarrollado o un servicio. Esto implica determinar qué tipo de adquisición vamos a llevar a cabo, luego definir los requisitos del producto a desarrollar o adquirir, a continuación seleccionar los proveedores para  establecer compromisos y mantener el acuerdo con los proveedores seleccionados y finalmente la aceptación de las entregas según el protocolo acordado incorporando los productos del proveedor en nuestro proyecto

10. Aseguramiento de la calidad del proyecto. Aquí buscamos proporcionar a la dirección y a los jefes de proyecto una visión objetiva de los procesos seguidos y los productos generados, según las políticas y procedimientos definidos por la propia organización, asegurar el seguimiento independiente de los incumplimientos, su comunicación y resolución y garantizar la perdurabilidad y eficacia de los proceso de calidad del proyecto.

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