En base a la experiencia  de haber participado  en diversos tipos de proyectos y haber aplicado diversas prácticas y metodologías a continuación menciono algunos factores que son útiles para construir un proyecto para que pueda ser exitoso.

Participación de los Usuarios

La participación de los usuarios involucrados es esencial para asegurar que el proyecto pueda ser exitoso.   Tratar de orientarse a un  diseño centrado en el usuario, con el objetivo que el producto o servicio obtenido del Proyecto responda a las necesidades reales de los usuarios.   Es importante al inicio del proyecto poder recopilar y analizar  las expectativas, intereses y requerimientos   por parte de los diversos usuarios, con el fin de minimizar cambios en el alcance o conflictos que puedan darse a futuro.

En el caso de proyectos con muchos usuarios involucrados es aconsejable elegir a un usuario representante del grupo y que participe durante todo el ciclo de vida del proyecto.  Hay que recordar además que el usuario es quien finalmente evaluará y aprobara o desaprobara el resultado del proyecto.

Co-ubicación

Es cuando los miembros del equipo del proyecto se encuentran en el mismo lugar, preferible en una oficina dedicada al proyecto. Tiene la ventaja de la comunicación constante, comunicación natural sin barreras y diálogos acerca del trabajo que se está realizando. Además de poder  ver al equipo trabajando y poder monitorearlo con mayor frecuencia.

Esto puede ser difícil de hacer, sobre todo en equipos grandes, pero proporciona  una mejor  comunicación frente a  los equipos distribuidos.

Entrega Incremental

Se refiere a dividir los entregables  en pequeñas partes. Es la mejor  manera de controlar proyectos grandes y está comprobado que los mejores diseños  son un producto del diseño continuo (diseño evolutivo).

También provee un impacto ventajoso frente al cliente, la entrega temprana de partes operativas funcionando le pueden proveer valor al cliente. También mejora la flexibilidad dado  que en ocasiones los clientes cambian sus prioridades y nos permite adaptarnos en forma más rápida.

En el proyecto esto se puede hacer a través de un manejo por etapas o por fases. Para esto hay que revisar el alcance del proyecto y ver como dividimos la implementación por grupos de usuarios, áreas  o añadiendo funcionalidades de manera incremental por fechas.

Crear una Cultura de Mejora Continua

Además de los factores antes mencionados,  puede mejorar las posibilidades de éxito de su proyecto mediante la creación de una cultura de mejora continua, que comprende básicamente:

a) Claridad
Sea claro con sus metas y objetivos del proyecto. Es muy importante asegurarse de que todos en el equipo han comprendido el propósito común del proyecto, lo que brindará oportunidades para que las personas  puedan comentar cuando ven que algunas cosas están yendo fuera de lo planificado. De esta manera, usted será capaz de mantenerse al día con la información real y pueda asegurarse que los procesos del proyecto están dentro de un ciclo de mejora continua.

b) Comunicación
Tener fuertes vínculos de comunicación entre los miembros del equipo es esencial para el éxito y esto ayuda a tener a todos los involucrados del mismo lado. Puede usar algunas de las diversas herramientas que existen para la planificación de proyectos  para asegurarse que todo el mundo tiene una visión común y de colaboración de los avances del proyecto, ya que es una manera de fortalecer la comunicación entre los miembros del equipo.

Los gerentes de proyecto son conscientes de la necesidad de establecer  una fuerte comunicación sobre el proyecto, pero otros miembros del equipo pueden no estarlo. El GP tiene la función de fomentar las buenas relaciones de comunicación y de trabajar eficazmente con todo  el equipo para asegurarse de que no hay bloqueos en la comunicación. Esto se puede hacer a través de una mezcla de la comunicación formal  estructurada, como informes del proyecto,  y también de información y comunicación como llamadas de teléfono, emails  o reuniones rápidas de estado.

c) Datos
Se recomienda tener métricas simples y rápidas que alimentan el ciclo de mejora continua. Sin datos, no sé sabe cómo avanzamos realmente o en qué posición estamos. Los datos también pueden ayudarle a mejorar una actividad posterior en el proyecto o plantear  un cambio en el proceso,  tomando medidas preventivas o correctivas, si se comprueba que algo que está causando problemas en los procesos del proyecto. Hay que recordad finalmente que: No se puede mejorar lo que no se controla y no se puede controlar lo que no se conoce.

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