“La Gestión de Costos: ¿Estrategia o Táctica?”

¿Qué es Gestión?

Es difícil establecer una diferencia entre los conceptos de Gestión y de Administración, debido a que en sus propias definiciones se mencionan entre sí. Posiblemente la mejor manera de encontrar la diferencia sea su asociación al término acción: Administrar es dirigir, Gestionar es la acción y por ende la consecuencia de dirigir.

La palabra administración (de ambas la más antigua), proviene, cómo muchos términos de nuestro idioma, del latín administer, en donde el prefijo ad significa dirección, tendencia o hacía y el vocablo minister significa obediencia o subordinación. En buena cuenta podríamos decir que administrar una organización sería equivalente a “hacia donde llevamos la organización”.

En base a lo mencionado, podemos hacer una analogía entre administrar – qué hacer y gestionar – cómo hacerlo. De la misma manera, se puede realizar otra analogía entre administrar – teoría y gestionar – práctica.

A  lo  largo  de  este  texto,  nos  vamos  a  centrar  en  el  concepto de  gestión,  desde  un  punto eminentemente práctico, es decir, basado en la experiencia acumulada a lo largo de mi desarrollo profesional; basado en el concepto que acabamos de estructurar: Gestión es: El conjunto de acciones realizadas para llevar la organización hacia un objetivo deseado (como consecuencia del resultado de estas acciones).

Discrepo con aquellas definiciones de Gestión, que indican que es el correcto o buen uso de los recursos de una organización, ya que asumen de antemano que realizar una Gestión es positivo; cuando en realidad lo que existe es una buena o mala gestión. Esta calificación debe efectuarse sobre dos aspectos:

a) La calidad o efectividad de las acciones realizadas para gestionar.

b) Los resultados obtenidos por esta gestión.

Bastará con que uno de ellos, sea mal calificado, para que el conjunto de la gestión obtenga la misma calificación; con algunas excepciones que tiene que ver con agentes externos a la organización: por ejemplo, se menciona que hubo en años anteriores (2005 al 2013) una buena gestión del gobierno peruano, pero ahora conocemos que la principal causa de esta “aparente” buena gestión fue el ciclo de altos precios de los commodities, entre los que destaca el precio de los metales.

¿Qué es Gestión Empresarial?

Al añadir a Gestión, el término empresarial, indicamos que el foco se centra en las organizaciones empresariales (empresas), cuyo principal objetivo es obtener ganancias; por lo tanto todas nuestras acciones deben estar enfocadas en ello. A partir de esta línea, al mencionar las palabras gestión o gestionar, nos referiremos a su enfoque empresarial.

Las ganancias de una empresa (en cualquier periodo de tiempo), resultan de la diferencia entre los ingresos y los egresos; por lo tanto estas serán mayores mientras mayor sea esta diferencia. A pesar de ser sencilla la ecuación, en ocasiones se pierde de vista por mecanismos o teorías demasiado enrevesadas, ocasionando que dejemos de enfocarnos en este concepto tan importante como simple de analizar.

El incremento en las ganancias de una empresa, es el resultado de dos estrategias, llevadas a cabo en simultáneo por separado, que son:

a) Incrementar los ingresos, por ejemplo a través de mejores precios, mayor cantidad de bienes y servicios vendidos, diversificación.

b) Reducir los egresos, por ejemplo a través de reducción de costos, reducción de residuos, mejor uso dela materia prima, reemplazo de materiales, mayor eficiencia, reducción de tiempos muertos, mejores precios de materia prima, uso de tecnología, etc.

Se habrá notado que las posibilidades del primer punto son limitadas, mientras que en el segundo punto son mucho mayores. Es por ello que la gestión empresarial se enfoca prioritariamente en acciones que busquen reducir los egresos, en los que su principal componente son los costos.

¿Qué es Gestionar?

Es el conjunto de acciones para la elaboración y realización de estrategias en busca de los objetivos de una empresa. Por lo tanto todas estas acciones van a depender de la forma en que se hayan definido los objetivos, es decir, primero se debe conocer “hacía donde deseamos dirigimos”, antes de elaborar el “plan de ruta” y forma parte fundamental de este proceso es “ir ajustando la ruta” en base a los resultados parciales.

Hace 12 años atrás, el precio de los metales eran notoriamente inferior al precio máximo logrado en el 2009 y al precio actual (en ese entonces el valor del Oro no superaba los US$ 300 por onza, en su apogeo llegó a estar cerca a los US$ 2,000 por onza y actualmente está en una banda cercana a los US$ 1,100 por onza); en esa época el control de los costos de operación era una actividad continua, conforme avanzaba el tiempo y el precio de los metales subía, el enfoque en los costos se fue reduciendo hasta que en los últimos años previos a la reducción de los precios de los metales, casi había desaparecido. En el 2013 cuando se produjo la reducción delos precios de los metales, la mayoría de las empresas mineras gestionaban mal sus costos de operación; ocasionando que varias de ellas tengan que cerrar (situación que persiste hoy en día).

Lo descrito, es un claro ejemplo de cómo cambios en las condiciones externas (que no son controladas por la empresa) pueden hace perder el rumbo u objetivo. Retornar a una apropiada gestión de los costos de operación, está demandando grandes esfuerzos y es muy posible que no se pueda retornar a los niveles del 2003.

Un apropiado proceso de gestión, nunca debe perder de vista los objetivos de la empresa, a pesar de que se estén logrando de manera holgada. Sino que debe mantenerse en alerta sobre las amenazas externas, reconociendo el grado de resistencia de cada organización frente a cada amenaza. Este grado de resistencia, será mayor, conforme mejor sea la gestión.

Los Indicadores de Gestión

Pero, ¿Cómo podemos reconocer o calificar una gestión?, ¿bastará con revisar el cumplimiento de los objetivos?, ¿debemos enfocarnos en la forma en que se realiza la gestión?

Las dos respuestas son correctas y la forma en que se realiza esta calificación es a través de indicadores de Gestión. Un indicador es una expresión cuantitativa (número, valor) de una variable que interviene en los procesos que son objetos de la gestión. La manera de identificar la relación entre indicadores y gestión es a través del siguiente análisis:

• Toda empresa es compuesta por procesos interrelacionados entre sí, en base al objeto de la organización.

• Cada proceso consume recursos de todo tipo (tiempo, dinero, conocimiento, personal, etc.).

• A las acciones realizadas para lograr el uso apropiado de estos recursos dentro de cada proceso, se le denomina gestión.

• Medir y comparar el uso de los recursos (la variable arriba mencionada)

• Los resultados de la comparación permiten saber si se logró el resultado esperado y tomar medidas correctivas en caso de ser necesario.

Conocer y reconocer la efectividad de la gestión, además de aplicar medidas correctivas; se convierte en un ciclo continuo de gestión.

En el entorno minero contamos con una serie de indicadores estándar, cómo por ejemplo:

1. Factor de Carga: Cantidad de explosivo usado por cada unidad de peso o volumen de mineral explotado.

2. Índice de Frecuencia: Cantidad de accidentes incapacitantes por cantidad de horas hombre laboradas

3. Recuperación metalúrgica: Cantidad de metal obtenido en la planta metalúrgica por la cantidad de metal que sale del yacimiento. Expresado en porcentaje.

4. Eficiencia de Explotación: Cantidad de horas hombre por cada unidad de peso o volumen de mineral explotado.

Los indicadores no hacen mención a valores monetarios, pero su variación si tiene un efecto en los costos. Por ejemplo, si el factor de carga se reduce entre dos periodos, sabremos que se está usando menor cantidad de explosivos (recurso) por cada tonelada de mineral explotada; y por consiguiente se reduce el costo de explotar ese mineral (siempre y cuando el precio del explosivo se mantenga estable).

Lo irónico de la situación actual del entorno minero, es que, por lo general, los indicadores principales se han mantenido estables, incluso han mejorado, sin embargo los costos se han incrementado notoriamente, y según desde mi perspectiva por las siguientes causas:

1. Incremento del costo de los recursos. En el caso de la mano de obra, por mejores sueldos y salarios y por sobre costos laborales; y en el caso de los materiales, por efectos de oferta y demanda mundial.

2. Incremento de procesos que no pertenecen a la cadena de valor. La cantidad de personas dedicadas a actividades de consultoría, asesoría y supervisión, se ha multiplicado por cinco en los últimos 13 años.

En resumen una adecuada gestión de costos se enfoca en el uso apropiado de los recursos de la organización; y para identificar lo apropiado de este uso, que se debe contar con indicadores orientados a conocer el comportamiento en el tiempo del uso mencionado. No está de más comentar que debido a los escaso de los recursos, este control debe priorizar los recursos más importantes (aplicar la curva de Pareto).

La  Gestión  Estratégica

Vamos a centrarnos ahora en la gestión de costos de la empresa, pero antes es necesario diferenciar los términos de Estrategia y Táctica:

Estrategia: Consiste en poner en marcha planes de acción orientados al logro de los objetivos empresariales. Se modifica, cuando el objetivo no es logrado.

Táctica: Medio por el cual se debe realizar las acciones correctamente, para que la estrategia no falle. Cambia de acuerdo a la dinámica de la empresa.

La estrategia es una suma de tácticas, por lo tanto el objetivo de la estrategia, estará en función del objetivo de cada táctica.

La gestión estratégica, debe contar con planes de acción, entre los cuales podemos destacar los siguientes:

• Controlar los gastos e inversiones, mediante la formulación y seguimiento presupuestal, permitiendo detectar desviaciones, proponer ahorros y fomentar una cultura de optimización del gasto.

• Realizar una adecuada asignación de costos hacia los clientes, productos, canales y actividades, a fin de utilizar ésta como herramienta de medición de la gestión en forma razonable y oportuna.

• Gestionar la eficiencia operativa a través del control de costos de los canales operativos, de distribución y ventas, buscando la eficacia en la utilización de recursos.

Para la gestión estratégica, existen diversas herramientas de las cuales las más conocidas son: El Balanced Score Card, Matriz FODA, Costeo ABC, Matriz de Riesgo, etc.

No es el objetivo calificar estas herramientas, ya que cada una cumple un fin, pero si debemos tener claramente definido de que el uso de estas herramientas no aseguran per se el logro del objetivo empresarial. Es muy importante asegurarse de que la organización conoce y entiende el uso de la herramienta. Viene a mi memoria, el diálogo entre dos personajes del programa El Chavo del Ocho; Jaimito el cartero y El Chavo:

        -  Jaimito (llegando a la vecindad): Uf que cansancio

        -  El Chavo: Se ve que es mucho camino recorrido

        -  Jaimito: Así es, y ahora se ha puesto peor, desde que me entregaron una bicicleta

        -  El Chavo: ¿Peor?, ¿pero no debería ser mejor, ahora que tiene bici?

        -  Jaimito: El problema es que no sé montar bicicleta…

Si se desconoce la forma de usar cualquier herramienta de gestión; lo único que lograremos es realizar actividades sin impacto alguno sobre la empresa, usando recursos sin sentido.

La Gestión Táctica

Es el día a día en la gestión, de su evaluación y corrección depende el logro de los objetivos empresariales. Se enfoca en el ámbito interno de la organización y obedece al óptimo desarrollo de sus actividades internas.

Desde el enfoque de costos, la gestión táctica tiene como piedra angular, la disponibilidad y oportunidad en el acceso a datos e información de los procesos. Con ello se cumplen los resultados esperados durante el seguimiento y evaluación de cada actividad; siendo la rapidez en la detección de distorsiones y la flexibilidad delos procesos para corregir estas desviaciones, las principales ventajas de una organización frente al resto.

Para mejorar la diferenciación entre ambos tipos de gestión, vamos a poner un ejemplo de una empresa minera:

1. Un objetivo estratégico, es la reducción de accidentes incapacitantes porque se ha estimado que el costo de cada día perdido ocasionado por estos accidentes es bastante alto.

2. Para ello se ha decidido reducir el índice de frecuencia de 0.8 a 0.7.

3. La principal causa de los accidentes incapacitantes es la caída de rocas sueltas en las labores subterráneas.

4. Se ha elaborado un plan de sostenimiento de labores subterráneas para reducir la posibilidad de que sigan cayendo rocas al personal (gestión estratégica).

5. Se ha elaborado un plan de sostenimiento de labores subterráneas para reducir la posibilidad de que sigan cayendo rocas al personal (gestión estratégica).

6. Al tercer mes de implementación del plan, el índice de frecuencia no se ha reducido (gestión táctica), decidiéndose que el espesor debe ser de tres pulgadas.

7. La revisión del costo por m2 de este concreto, se logra incidir en la eficiencia de la actividad, por lo tanto el costo no se incrementa de manera proporcional y pasa a US$ 16.5 por m2.

Implementación De Un Sistema De Gestión De Costos

Un sistema de gestión de costos, es una herramienta de apoyo a la dirección de las empresas, que por medio dela información generada periódicamente, le permite conocer que ocurre en las áreas fundamentales de la organización, para alinear el comportamiento organizacional con los objetivos estratégicos.

Para lograr reaccionar oportunamente a los cambios tácticos, un sistema de gestión de costos debe cumplir con los siguientes principios:

• Oportuno; la información debe servir para la toma de decisiones. Los costos deben poder ser consultados en línea.

• Holístico o Integral; abarcar a toda la organización.

• Detallado; llegar a un nivel de detalle apropiado para la empresa; ni muy detallado que se convierta en pesado, ni muy superficial que no permita realizar un análisis.

• Dinámico; adecuarse a los cambios internos y/o externos que afecten a la organización.

• Orientado a resultados; debe enfocarse en incidir hoy en la obtención del resultado futuro, de tal manera que se incremente la probabilidad de que se cumplan los objetivos trazados.

• Diversificado; el acceso a la información del sistema no debe ser de exclusividad para los directivos superiores, sino  que  debe  contar  con  información orientada  a  los  mandos intermedios.

Existen variables que dificultan el logro de estos principios, y es necesario reconocerlas en la empresa, para elaborar mecanismos que reduzcan su impacto; por lo general son:

1. El tamaño de la organización o empresa. Esta variable, determinará el tamaño de un sistema de gestión de costos.

2. Las múltiples y disímiles funciones, tareas y acciones que se desarrollan. La complejidad de una organización, es un parámetro que puede detener toda implementación, es por ello que es más aconsejable que esta implementación siempre sea realizada de adentro hacia afuera.

3. La ausencia de indicadores que permitan comparar y validar lo realizado.

4. El costo del sistema de gestión.

5. La necesidad de integrar distintos sistemas de información.

6. La natural resistencia al cambio. Una manera de reducir el impacto de esta resistencia es enfocar al sistema de gestión, como un inductor de conductas en las personas que pueden ayudar a la empresa a alcanzar sus resultados.

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