¿Qué es lo que más nos estresa?

Una vez escuché que una persona efectiva puede hacer 99 cosas en el día, pero lo que realmente termina “estresándonos” es esa tarea número 100 que no llegamos a realizar, porque se nos olvidó. Lo que sucede es que no existe algo más estresante que aquellas cosas que nos terminan frustrando, sabemos que al día siguiente – y esto es ley de Murphy – lo que nos va a preguntar nuestro jefe, no es ninguna de las 99 cosas que hicimos, si no aquella que al final del día olvidamos. Otra cosa que nos suele suceder, es que empezamos a hacer una tarea sin quitarnos de la cabeza que tenemos muchas otras más, incluso dejamos de avanzar para tomar un papel y escribirlas; algunos más disruptivos, deciden empezar algo de “mayor prioridad” o “más urgente”, finalmente avanzamos pero sin sentir que sea en el nivel que necesitamos.

¿Cómo puedo ser eficiente y reducir mi estrés?

Existen diversos métodos y técnicas que nos ayudan a controlar mejor este tipo de situaciones, una de las más efectivas es a través del uso de herramientas alineadas con el Método GTD (proveniente de sus siglas en inglés: Getting things done de David Allen). Este método se basa en que una persona debe liberar su mente de las tareas pendientes y dejarlas en un lugar específico para su futura atención, de esta manera se puede focalizar toda la energía en la tarea actual.

GTD tiene como principio hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de las tareas que uno necesita hacer.

La descripción, obtenida del libro de uno de los libros de Allen, es la siguiente:

«Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estás haciendo (y no haciendo) en cualquier momento.»

¿Cómo se logra esto?

El flujo de trabajo es el siguiente:

1. Recopilar: Consiste en consolidar las tareas que necesitamos o queremos realizar, en el momento que estás surgen.

2. Procesar: Antes de empezar el día, debemos dedicarnos a revisar cada una de las tareas que tenemos pendientes (en el orden secuencial en las que las hemos identificado). Si la tarea toma menos de 5 minutos: Simplemente hacerla, puede ser una llamada o un correo electrónico. Caso contrario proceder a organizarla.

3. Organizar: Consiste en decidir:

- Delegarla: El principio es la simplicidad, por lo tanto si podemos solicitar apoyo para realizar algo, mejor.

- Calendarizarla: Programarla para una fecha / hora determinada.

- Programarla para algún día: Aquellas tareas que no sean prioritarias son clasificadas para realizar algún día.

4. Revisar: Consiste en revisar el avance y cumplimiento de nuestras tareas.

5. Hacer: Ejecutar la tarea que tenemos programada.

Recomiendo revisar la siguiente herramienta que soporta este método: http://www.toodledo.com/

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